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Création d'un tableau de staffing La transformation d'un outil physique existant en outil numérique

Nod-A, un client de longue date, utilisait depuis des années un grand tableau accroché à un de leurs murs pour voir en un coup d'oeil quel membre de l'équipe est occupé par quel évenement dans les mois à venir.

A cause de la multiplication de leurs bureaux physiques et de la croissance de leur effectif, ce tableau avait perdu de son utilité. Ils m'ont demandé d'imaginer et de développer sa version numérique.

Le tableau d'origine

Il s'agissait d'un tableau plein de cases. Chaque ligne correspondait à membre de l'équipe et chaque colonne à une journée. Quand la journée de quelqu'un était prise, nod-A mettait un papier de couleur sur la case correspondante pour symboliser un événement.

Hyper visible, il suffisait de lever la tête pour le voir. C'était un outil simple, fait rapidement et qui était devenu une référence pour l'ensemble de l'équipe.

Le brief

  • Voir en un coup d'oeil l'activité des prochains mois de l'entreprise
  • Installer des filtres de recherche pour, par exemple, "voir toutes les formations à venir à Lyon"
  • Favoriser l'adoption "d'encore un nouvel outil"

Ma proposition

J'ai proposé à nod-A de reproduire visuellement le tableau physique.
Voici les schémas d'étude de l'interface.


L'utilisateur voit d'emblée l'ensemble des prestations à venir, qui est occupé et qui est libre dans les jours à venir ...
... il trouve également une ligne aggrégeant tous les événements d'une catégorie : ateliers, réunions, vacances, ...
Toutes les opérations de création d'événements, de recherche et de défilement dans le temps se font sur un même écran.
Chaque couleur est associée à un projet. Lors de journées chargées les événements peuvent se superposer. L'affichage varie également en fonction de la durée de l'événement.

nod-A a tout de suite été d'accord avec l'idée de reproduire le tableau physique.
Je me suis donc attaqué à la construction.

La construction

J'ai rapidement ouvert une adresse de développement sur laquelle le client pouvait venir voir l'avancée du projet mais surtout l'utiliser.

Je mettais en ligne mes avancées plusieurs fois par semaine dans le but d'obtenir le feedback de l'équipe qui allait utiliser l'outil.

Cela nous a permis d'ajuster en cours de développement quelques éléments : taille des cellules, priorisation de l'affichage texte plutôt que des icônes, ajout d'une notion de lieu, ...

Ces ajustements rendent l'outil plus pertinent et plus agréable à utiliser, ce qui in fine favorise son adoption.

Bonne nouvelle, ce fonctionnement itératif est très ancré dans la culture de nod-A. La relation de travail a donc été très fluide.

Au total, la réalisation de l'outil m'a demandé 120 heures de travail réparties sur 6 semaines.

Les briques techniques

J'ai utilisé trois briques principales :

  • Symfony, un framework PHP de référence me permettant de créer toutes les règles métier pour nod-A
  • Vue.js, apportant le côté dynamique de l'outil, si tout peut se faire sur une seule même page dans cet outil c'est grâce à Vue
  • G Suite (anciennement Google Apps) qui est l'outil bureautique de nod-A et qui m'a permis d'ouvrir l'outil à tout nod-A sans que personne n'ait à créer de compte

Le résultat

C'est un des premiers outils sur mesure dans lequel nod-A investit et le travail de Paul nous a donné entière satisfaction. Notre nouvel outil remplit très bien son rôle de remplaçant de notre vieux tableau et l'équipe s'en est rapidement emparé.
– Yoann Thony, responsable des ateliers chez nod-A

Deux mois après le lancement ...

Le lancement d'un nouvel outil interne est toujours un moment particulier. On est toujours pris entre la satisfaction de la livraison et la crainte que le projet ne soit pas adopté par l'équipe.

Après le lancement, j'ai donc vérifié régulièrement si l'équipe ajoutait des événements au tableau, si l'équipe s'emparait de l'outil.

Manifestement c'est le cas. Je vois le calendrier bien rempli et Yoann, le responsable du projet chez nod-A, m'a dit qu'il était particulièrement utilisé lors des points équipe du lundi matin.

Ils ont même trouvé un nom et fait un logo pour ce nouvel outil :

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Paul Etienney - conception d'outils numériques sur-mesure
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